Google Workspace Course: बिना सॉफ्टवेयर इंस्टॉल किए काम करना सीखें (Docs, Sheets & Slides)

नमस्ते दोस्तों! स्वागत है आपका JobVidya.com पर।

क्या कभी आपके साथ ऐसा हुआ है कि आप MS Word पर 2 घंटे से काम कर रहे थे और अचानक लाइट चली गई और फाइल सेव करना भूल गए? सारा काम बर्बाद!

या फिर आपको अपने दोस्त को एक एक्सेल फाइल भेजनी थी, लेकिन ईमेल पर फाइल बहुत भारी (Heavy) होने के कारण जा नहीं रही थी?

अगर हाँ, तो अब वक्त आ गया है कि आप “पुराने जमाने” से निकलकर “क्लाउड कंप्यूटिंग” के दौर में आ जाएं।

मैं हूँ आपका दोस्त राजू, और आज मैं आपको गूगल के उस खजाने की चाबी देने वाला हूँ जो बिल्कुल फ्री है, जिसे किसी भी कंप्यूटर में इनस्टॉल नहीं करना पड़ता, और जो आपके काम को हमेशा ‘सुरक्षित’ रखता है।

जी हाँ, हम बात कर रहे हैं Google Workspace की—यानी Google Docs, Google Sheets, और Google Slides।

Google Workspace क्या है? (What is Google Workspace?)

सरल भाषा में समझें:

  • MS Word का ऑनलाइन भाई = Google Docs

  • MS Excel का ऑनलाइन भाई = Google Sheets

  • MS PowerPoint का ऑनलाइन भाई = Google Slides

फर्क बस इतना है कि MS Office आपके कंप्यूटर की हार्ड डिस्क में रहता है, और Google Workspace इंटरनेट (Cloud) पर रहता है। इसका सबसे बड़ा फायदा? आप दुनिया के किसी भी कोने से, किसी भी कंप्यूटर या मोबाइल से अपनी फाइलों को खोल सकते हैं। कोई पेनड्राइव (Pen-drive) साथ रखने की जरूरत नहीं!

भाग 1: Google Docs (स्मार्ट टाइपिंग का जादू)

अगर आप राइटर हैं, ब्लॉगर हैं या स्टूडेंट हैं, तो Google Docs आपको MS Word से ज्यादा पसंद आएगा।

शुरुआत कैसे करें?

  1. अपना ब्राउज़र खोलें (Chrome)।

  2. एड्रेस बार में लिखें: docs.google.com (या Google Drive में जाकर New > Google Docs चुनें)।

  3. बस! आपके सामने एक कोरा पन्ना खुल जाएगा।

Google Docs के 3 जादुई फीचर्स (जो Word में नहीं हैं):

  1. Voice Typing (बोलकर लिखें):

    अगर आपकी टाइपिंग स्पीड कम है, तो टेंशन न लें।

    • Tools > Voice Typing पर जाएं।

    • भाषा ‘Hindi’ चुनें और माइक पर क्लिक करें।

    • अब आप जो बोलेंगे, गूगल उसे फटाफट टाइप करता जाएगा। राजू की गारंटी है, इसकी शुद्धता देखकर आप हैरान रह जाएंगे!

  2. Auto-Save (ऑटो सेव):

    यहाँ ‘Ctrl + S’ दबाने की आदत छोड़ दें। आप जैसे ही एक अक्षर लिखते हैं, गूगल उसे तुरंत सेव कर लेता है। लाइट जाए या कंप्यूटर बंद हो जाए, आपका एक शब्द भी नहीं खोएगा।

  3. Smart PDF Editing:

    किसी PDF फाइल को एडिट करना है? उसे Google Drive पर अपलोड करें > राइट क्लिक करें > Open with Google Docs। वो PDF को टेक्स्ट में बदल देगा जिसे आप आराम से एडिट कर सकते हैं।

भाग 2: Google Sheets (डेटा का ऑनलाइन राजा)

ज्यादातर ऑफिसों में अब एक्सेल की जगह Google Sheets का इस्तेमाल हो रहा है। क्यों? क्योंकि इसमें “Collaboration” (मिलकर काम करना) बहुत आसान है।

शुरुआत कैसे करें?

  • ब्राउज़र में लिखें: sheets.google.com

Google Sheets की खासियतें:

  1. Real-Time Collaboration (एक साथ काम करना):

    मान लीजिये आपको और आपके दोस्त को एक ही लिस्ट बनानी है।

    • ऊपर Share बटन पर क्लिक करें और दोस्त का ईमेल डाल दें।

    • अब आप दोनों एक ही समय पर, एक ही शीट में काम कर सकते हैं। आपको दिखेगा कि आपका दोस्त किस सेल में क्या टाइप कर रहा है। फाइल को बार-बार ईमेल करने का झंझट खत्म!

  2. Google Forms का कनेक्शन:

    अगर आपको लोगों से डेटा इकट्ठा करना है (जैसे सर्वे या रजिस्ट्रेशन), तो Google Form बनाएं। उसका सारा डेटा अपने आप Google Sheet में आता जाएगा। (डेटा एंट्री वालों के लिए यह सबसे जरूरी स्किल है)।

  3. Google Translate Formula:

    एक्सेल में अनुवाद करना मुश्किल है, लेकिन यहाँ आसान है।

    • Formula: =GOOGLETRANSLATE(A1, "en", "hi")

    • यह चुटकियों में अंग्रेजी टेक्स्ट को हिंदी में बदल देता है।

भाग 3: Google Slides (प्रेजेंटेशन कहीं भी, कभी भी)

अगर आपको प्रेजेंटेशन देनी है और आप लैपटॉप ले जाना भूल गए, तो Google Slides आपको बचा लेगा।

शुरुआत कैसे करें?

  • ब्राउज़र में लिखें: slides.google.com

क्यों है यह खास?

  1. Q&A Feature (सवाल-जवाब):

    प्रेजेंटेशन देते समय आप ‘Audience Q&A’ ऑन कर सकते हैं। लोग अपने मोबाइल से ही आपसे सवाल पूछ सकते हैं जो आपको अपनी स्क्रीन पर दिखेंगे। बहुत ही प्रोफेशनल लगता है!

  2. Explore Button (डिज़ाइनर):

    नीचे कोने में एक ‘Explore’ बटन होता है। उस पर क्लिक करते ही गूगल आपको आपकी स्लाइड के लिए ऑटोमेटिक डिज़ाइन सजेशन देता है। डिज़ाइनिंग नहीं आती? कोई बात नहीं, गूगल कर देगा।

Google Workspace vs MS Office: कौन बेहतर है?

फीचर (Feature) MS Office (Offline) Google Workspace (Online)
इंस्टॉलेशन भारी सॉफ्टवेयर इंस्टॉल करना पड़ता है। कुछ इंस्टॉल नहीं करना, ब्राउज़र में चलता है।
सेविंग मैन्युअली सेव (Ctrl+S) करना पड़ता है। अपने आप (Auto-Save) होता है।
शेयरिंग फाइल ईमेल करनी पड़ती है। बस लिंक शेयर करें।
कीमत लाइसेंस खरीदना पड़ता है (महंगा)। पर्सनल यूज़ के लिए बिल्कुल फ्री।
इंटरनेट बिना इंटरनेट के चलता है। इंटरनेट चाहिए (लेकिन ऑफलाइन मोड भी है)।

Offline Mode: बिना इंटरनेट के कैसे चलाएं?

राजू भाई, अब आप पूछेंगे— “अगर नेट नहीं हुआ तो?”

उसका भी जुगाड़ है!

  1. Google Docs/Sheets की सेटिंग में जाएं।

  2. “Offline” आप्शन को ऑन कर दें।

  3. अब अगर नेट चला भी गया, तब भी आप फाइल एडिट कर सकते हैं। जैसे ही नेट आएगा, फाइल अपने आप अपडेट (Sync) हो जाएगी।

मोबाइल में कैसे यूज़ करें?

Google Workspace की सबसे बड़ी ताकत है इसका Mobile App।

Play Store से Docs, Sheets, और Slides के अलग-अलग ऐप डाउनलोड करें।

  • बस में सफ़र करते हुए रिज्यूमे एडिट करें।

  • पार्क में बैठकर स्प्रेडशीट चेक करें।

  • अब आपका ऑफिस आपकी जेब में है।

 भविष्य ‘क्लाउड’ का है

दोस्तों, बदलाव से डरना नहीं चाहिए। MS Office आना बहुत जरूरी है, लेकिन Google Workspace आना आज की “स्मार्ट स्किल” है।

अगर आप किसी मॉडर्न कंपनी में जॉब के लिए जाएंगे और कहेंगे— “सर, मुझे Google Sheets पर एक साथ टीम के साथ काम करना आता है,” तो आपका इम्प्रेशन अलग ही पड़ेगा।

आज ही अपना जीमेल (Gmail) अकाउंट खोलें और इन तीनों टूल्स पर हाथ आजमाएं। यह पूरी तरह फ्री है!

JobVidya.com पर हम जल्द ही Google Sheets के कुछ एडवांस फॉर्मूलों की चीट-शीट (Cheat Sheet) अपलोड करेंगे।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल (FAQs)

Q1. क्या Google Workspace का इस्तेमाल करने के लिए पैसे लगते हैं?

पर्सनल यूज़ (Gmail account) के लिए यह 100% फ्री है। अगर आपको बिजनेस के लिए अपनी कंपनी के नाम वाला ईमेल (जैसे name@company.com) चाहिए, तो उसके लिए गूगल चार्ज करता है।

Q2. क्या मैं अपनी MS Excel फाइल को Google Sheets में खोल सकता हूँ?

जी हाँ, बिल्कुल! आप Excel, Word या PPT फाइल को Google Drive पर अपलोड करके उन्हें Google Apps में खोल और एडिट कर सकते हैं।

Q3. क्या मेरा डेटा गूगल पर सुरक्षित है?

गूगल की सिक्योरिटी दुनिया में सबसे बेहतरीन मानी जाती है। जब तक आप अपना पासवर्ड किसी को नहीं देते, आपका डेटा आपके कंप्यूटर की हार्ड डिस्क से भी ज्यादा सुरक्षित है।

Q4. क्या इसमें VLOOKUP और Pivot Table होता है?

हाँ, Google Sheets में Excel के लगभग सभी फॉर्मूले (VLOOKUP, IF, Pivot Table) काम करते हैं। कुछ फॉर्मूले तो एक्सेल से भी ज्यादा पावरफुल हैं।